У компании есть сайт на своём домене, а на визитках и в подписи письма стоит адрес на бесплатном почтовом сервисе. Это работает, но выглядит менее надёжно и создаёт проблемы, которые всплывают позже: письма попадают в спам, доступ к ящику остался у бывшего сотрудника, клиенты пишут на старый адрес.
Ниже о том, зачем нужна почта на домене, где её держать и что проверить при настройке.
Зачем адрес на домене
- Адрес вида hello@ваш-домен сразу показывает, что письмо от компании, а не от частного лица
- Его труднее подделать, если правильно настроены записи в DNS
- Ящики принадлежат компании, а не сотрудникам, и их можно передавать
- Письма с формы сайта можно отправлять от того же домена, и они реже попадают в спам
Где держать почту
Почту на домене можно получить у хостинга, но обычно надёжнее подключить отдельный почтовый сервис для бизнеса. У таких сервисов лучше защита от спама, удобные приложения и проще управление ящиками. Почта тогда не зависит от хостинга, и при переезде сайта не нужно переносить письма.
Аккаунт администратора почты должен быть на владельце бизнеса, как и регистратор домена. Об этом подробнее в тексте про домен, хостинг и доступы.
Записи в DNS
Чтобы почта работала, в настройках домена прописывают несколько записей. MX говорит, куда доставлять входящие письма. SPF и DKIM подтверждают, что исходящие письма действительно отправлены вашими серверами. DMARC сообщает почтовым сервисам, что делать с письмами, которые проверку не прошли.
Без этих записей письма от вашего домена легче подделать, а настоящие чаще оказываются в спаме. Почтовые сервисы дают точные значения записей, и их нужно аккуратно перенести в DNS.
Общие и личные ящики
Для обращений клиентов удобнее общий адрес, например info или hello, который читают несколько человек. Личные ящики сотрудников нужны для их переписки. Так клиент не потеряет контакт, если менеджер сменится, а заявки с сайта не окажутся в ящике одного человека.
Когда сотрудник уходит
Ящик уволенного сотрудника не удаляют сразу. Сначала меняют пароль, настраивают пересылку писем коллеге или автоответ с новым контактом и сохраняют переписку. Так вы не потеряете клиентов, которые продолжают писать на старый адрес.
Если письма с формы не доходят, посмотрите текст про потерянные заявки. Настройку домена, почты и хостинга мы делаем в рамках услуги настройка хостинга. Если нужна помощь, напишите через контакты.