Салоны, мастерские, репетиторы, клиники и фитнес-залы записывают клиентов через звонки и переписку. Администратор весь день отвечает на одни и те же вопросы: есть ли время в субботу, сколько длится процедура, можно ли перенести. Бот для записи берёт эту рутину на себя и работает ночью и в выходные.
Сам по себе такой бот несложный, но есть детали, которые лучше продумать до разработки. Ниже о них по порядку.
Что именно записываем
Начните со списка услуг и их длительности. Стрижка и окрашивание занимают разное время, и бот должен показывать только те окна, куда услуга целиком помещается. Если услуги оказывают разные специалисты, нужно решить, выбирает ли клиент мастера или бот предлагает любого свободного.
Отдельно продумайте перерывы, выходные, отпуска и время на уборку между клиентами. Всё это влияет на то, какие окна увидит человек.
Где хранится расписание
Расписание должно быть одно. Если часть клиентов записывается по телефону, а часть через бота, администратор и бот должны видеть одни и те же занятые окна. Иначе рано или поздно на одно время придут двое.
- Простой вариант: бот работает со своим календарём, а администратор вносит телефонные записи через тот же бот или удобную панель
- Если уже используется онлайн-календарь или система записи, бот подключается к ней и берёт свободные окна оттуда
- При любом варианте нужна проверка в момент подтверждения, что окно всё ещё свободно
Подтверждение и напоминания
После записи клиент сразу получает сообщение с датой, временем, адресом и кнопками «перенести» и «отменить». Накануне и за пару часов приходит напоминание. Это заметно сокращает число людей, которые просто забыли прийти, и даёт возможность освободить окно для другого клиента.
Администратор тоже получает уведомление о каждой новой записи, переносе и отмене, чтобы не открывать календарь каждые полчаса.
Перенос, отмена и предоплата
Правила стоит сформулировать заранее: до какого момента можно перенести бесплатно, что происходит при поздней отмене, нужна ли предоплата для долгих процедур. Бот покажет эти правила при записи, и спорных ситуаций станет меньше.
Если нужна предоплата, её можно принять прямо в боте. Варианты описаны в тексте оплата в Telegram-боте.
Живой человек рядом
Бот не должен быть стеной между клиентом и бизнесом. У нестандартного вопроса, жалобы или сложной записи должен быть понятный выход: кнопка «написать администратору», которая передаёт разговор человеку. Хорошо, если бот при этом сразу пересылает, о чём шла речь, чтобы клиенту не пришлось повторять.
Что ещё описать перед стартом разработки, есть в тексте задание на Telegram-бота.
Боты для записи разрабатываются в рамках услуги Telegram-бот, а если нужен удобный экран выбора времени внутри Telegram, подойдёт Mini App. Обсудить вашу задачу можно через контакты.